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会議や打ち合わせの後に欠かせない「議事録」作成。「まとめるのに時間がかかる」「何をどこまで書けばいいのか分からない」と悩んだ経験はありませんか？
議事録の目的は、発言をすべて記録することではなく「決定事項」と「次のアクション」を関係者に正確に伝えることです。今回は、短時間で分かりやすい議事録を作成するための3つのコツをご紹介します。
1. 事前に「フレーム（枠組み）」を用意しておく 会議が始まる前に、アジェンダ（議題）に沿ったメモの枠組みを作っておくのがポイントです。
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日時・場所・参加者
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本日の決定事項（結論）
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今後のToDo（担当者・期日）
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協議内容（議論の経緯）
この枠組み（テンプレ）をあらかじめ準備しておくだけで、会議中に書き落とすリスクが減り、整理のスピードが格段に上がります。
2. 発言の文字起こしではなく「事実」と「ToDo」を整理する 発言者のセリフをそのまま書き留めようとすると、情報が乱雑になりがちです。発言内容をそのまま書くのではなく、「何が決まったのか（決定事項）」と「誰が・いつまでに・何をするのか（ToDo）」に集約して整理しましょう。5W1H（誰が・何を・いつまでに・なぜ・どこで・どのように）を意識すると、主語や期日の抜け漏れを防げます。
3. 会議終了後「24時間以内」に送る 議事録は記憶が鮮明なうちに作成するのが鉄則です。時間が経つと発言の意図や雰囲気を思い出すのに余計な時間がかかってしまいます。会議終了直後、遅くとも翌日午前中までに共有することで、参加者の記憶違いを防ぎ、チーム全体の動くスピードを上げることができます。
シンプルな工夫で業務効率アップ 分かりやすい議事録は、プロジェクトをスムーズに進めるための大切な共有ツールです。次回のミーティングからぜひ試してみてください。
